Flore AuziéLe 10 mai dernier se tenait notre webinaire “Réussir le lancement de son application mobile : l’Université de Nîmes vous donne les clefs du succès”. L’occasion pour Marine Alexandre, Chargée de communication digitale, et Brice Quillerié, Gestionnaire de l’ENT, des applications administratives et des mini sites web à l’Université de Nîmes, de revenir sur le lancement de leur application mobile d’établissement.
Au programme de ce webinaire :
- Pourquoi lancer son application mobile d’établissement ?
- Quelles équipes mobiliser ?
- Quels sont les prérequis techniques ?
- Quelles fonctionnalités choisir ?
- Comment communiquer lors du lancement de son app ?
Ce sont autant de questions auxquelles nous avons répondu avec l’aide de Maxime Renault, Responsable Projets & Expérience Client chez AppScho I Ready Education.
Retrouvez, dans cet article, les éléments clefs qu’il faut retenir de cet échange ! Et accédez au replay ainsi qu’au support du webinaire juste ici 👇
🚧 07:51 >> Le process projet chez AppScho | Ready Education
Notre processus de lancement d’application mobile a été standardisé afin de garantir des lancements d’app réussis et rapides, de fluidifier les échanges entre nos équipes et d’offrir le même niveau de service à tous nos établissements clients.
Il se compose de 5 étapes clefs :
Les étapes préparatoires :
1- Signature : nos équipes commerciales vous accompagnent dans la définition des objectifs de votre projet mobile, des interlocuteurs et dans la vérification de la faisabilité technique du projet.
2- Réunion de lancement projet : c’est le moment de rencontre entre les parties prenantes et la définition du planning. Elle peut se tenir en présentiel ou en visio.
Les phases opérationnelles :
3- Période alpha : définition des fonctionnalités, connexion aux différents services et personnalisation de l’application.
4- Période bêta : teste de l’app par les bêta-testeurs et correction des éventuels bugs mineurs.
Le lancement de l’application :
Jour-J : mise en ligne sur les stores et communication sur le lancement de l’application mobile.
- Nous n’engageons aucun projet d’application mobile si nous ne sommes pas certain de sa faisabilité technique.
- Il est possible de passer par l’UGAP afin de faciliter vos démarches d’achat d’application mobile.
Pour plus d’informations au sujet de la réunion de lancement projet, consultez notre article dédié.
📱 15:15 >> Pourquoi l’Université de Nîmes a-t-elle choisi de lancer une application mobile ?
L’Université de Nîmes a lancé son application mobile d’établissement pour plusieurs raisons :
- Afin de développer un outil plus en phase avec les usages et les habitudes des étudiants.
- Pour communiquer efficacement avec les étudiants et l’administration, en leur permettant d’avoir accès à l’information et à la documentation là où ils se trouvent.
- En vue de moderniser les échanges de manière générale.
- Pour aller plus facilement “jusqu’à l’étudiant” qui est parfois difficile à atteindre quand on passe par des outils de communication plus traditionnels.
En effet, même si nos applications permettent de résoudre des problèmes de court terme, elles sont aussi pensées et structurées pour répondre à des besoins stratégiques de long terme au sein des établissement afin de :
- Augmenter l’accessibilité de l’information
- Renforcer le rayonnement numérique de l’université
- Mieux communiquer avec les étudiants (qui ne lisent plus leurs mails)
- Promouvoir la vie de campus et les activités disponibles
- Créer un lien solide avec les étudiants actuels et prospectifs
- Répondre aux besoins des différentes équipes métier (DSI, DCOM, DNUM)
Anecdote intéressante : peu après le lancement de l’application et suite aux intempéries du Gard, l’Université de Nîmes a eu un besoin capital de communiquer auprès de ses étudiants et des membres de l’université sur la fermeture du campus et l’organisation qui s’en est suivie. L’application mobile a parfaitement répondu à cet enjeu en permettant d’envoyer une communication d’urgence via la fonctionnalité Messaging.
🧑🤝🧑 18:23 >> Quelle équipe mobiliser ?
Un projet d’application mobile, comme tout autre projet bien mené, revient à savoir solliciter les bonnes personnes au bon moment.
Dans cette optique, l’Université de Nîmes a mobilisé une équipe trans-directions composé :
- D’une équipe présidentielle qui a porté et propulsé le projet.
- D’un binôme DSI – gestionnaire de l’ENT, des applications administratives et des mini sites web pour l’aspect technique.
- Du service de communication afin de relayer le lancement de l’application mobile.
Il est important de solliciter une équipe trans-directionnelle le plus en amont possible afin que la réunion de lancement projet notamment soit efficace et que le développement de l’application se déroule sans accroc.
Pour plus d’informations au sujet de l’équipe à mobiliser, consultez notre article dédié.
⚙️ 25:20 >> Les pré-requis techniques
Nos applications mobiles se connectent à l’ERP, l’outil de planning, les autres outils SI, et Moodle, mais aussi aux flux d’actualités et d’événements du site internet, aux publications sur les réseaux sociaux et autres flux internes d’alerte et d’information de nos établissements clients.
Peu importe les outils et le nombre d’outils, AppScho centralise sur un canal unique tous les services de l’établissement (pour en savoir plus, consultez notre guide d’utilisation ici).
Concernant l’Université de Nîmes, une API a été développée par l’établissement et des flux ont été mis en place afin de récupérer les données. A noter que tout cela fait partie des éléments que nous étudions pendant la phase d’avant-vente, pour nous assurer de la faisabilité de votre app mobile d’établissement.
AppScho ne stocke aucune donnée.
🎨 34:28 >> La personnalisation de l’application
Toutes nos applications sont en marque blanche : elles sont au nom et aux couleurs de votre établissement.
- Pour une personnalisation réussie et cohérente, il vous suffit de nous transmettre votre charte graphique ainsi que les logos de votre établissement. Nous utiliserons ces éléments visuels pour vous faire différentes propositions.
- Le nom de votre application mobile est également un enjeu important. Restez simple pour éviter les confusions et choisissez un nom court pour demeurer lisible depuis les écrans d’accueil des smartphones.
L’Université de Nîmes a ainsi fait le choix de “UNIMES CAMPUS”. Un choix qui s’est imposé de façon naturelle puisque l’Université était déjà dénommée Unîmes par l’intégralité de ses étudiants.
Vous pouvez solliciter vos étudiants à cette étape via un sondage en leur demandant de voter pour le nom de l’app qu’ils préfèrent. C’est une bonne manière de faire la promotion de votre application avant sa sortie et de les engager au préalable sur le sujet.
🧾 36:20 >> Les fonctionnalités choisies par l’Université de Nîmes
L’Université de Nîmes a fait le choix de proposer une application très complète à l’ensemble de ses étudiants. Elle comporte deux parties :
- Partie publique : avec les informations concernant l’Université, le plan, les actualités et les réseaux sociaux ainsi que la possibilité d’envoyer des messages push.
- Partie authentifiée :
- Dans la V1 : l’emploi du temps, le repas CROUS, la carte des campus, l’accès aux actualités, Job Teaser et la Base de connaissances notamment.
- Dans la V2 : la carte étudiante, le relevé de notes, l’accès aux cours en ligne, la fonctionnalité transport.
Nous proposons près de 30 fonctionnalités parmi lesquelles les établissements peuvent choisir en fonction de leurs besoins et ce pour tout achat d’une licence AppScho | Ready Education. Vous pouvez les découvrir sur notre site internet.
📅 39:26 >> Le planning de lancement de l’Université de Nîmes
L’app UNIMES CAMPUS a été lancée en 4 mois seulement. Un excellent timing atteint grâce à l’implication et la rigueur de l’équipe projet de l’université. Découvrez le planning détaillé ci-dessous :
- La durée des différentes phases du projet va dépendre de la mobilisation de vos équipes projet. Une application mobile est lancée en moyenne en 5 mois.
- Attention à prendre en compte dans ce timing la fermeture estivale de votre établissement qui peut retarder la transmission d’informations à nos équipes !
🚀 44:30 >> Comment s’est passé le lancement de l’application “UNIMES CAMPUS” ?
Les équipes ont déployé un arsenal de communication très complet concernant le lancement de leur application mobile :
- Journée de pré-rentrée :
- Stands organisés pour la promotion de l’app mobile. Les équipes ont ainsi directement pu échanger avec les étudiants au sujet des différentes fonctionnalités.
- Des étudiants ambassadeurs de l’app ont également été à la rencontre des primo-arrivants et des visiteurs afin de leur faire télécharger et découvrir l’outil en direct.
- Mise en avant de l’application pendant cette semaine de rentrée sur les réseaux sociaux et sur le site de l’Université.
- Affichage et écrans dynamiques au sein de l’Université, diffusion en interne des informations concernant “UNIMES CAMPUS” afin que le personnel et les enseignants deviennent des ambassadeurs de l’app.
- Vidéo courte de promotion de l’application sous forme de relance, un mois après la journée de pré-rentrée.
- Lors des amphi de présentation : une slide fixe d’attente est projetée avant le début de chaque cours présente l’application.
L’Université de Nîmes a mis en place une réelle communication multicanale et 360° afin de maximiser le téléchargement de l’app et ce le plus tôt possible.
- Nous vous accompagnons et pouvons vous conseiller sur la préparation de vos campagnes de communication.
- Nous pouvons également vous mettre en relation avec d’autres établissements qui pourraient vous aider sur la partie technique comme sur la partie communication.
✍🏽 50:13 >> Les conseils de l’Université de Nîmes pour les établissements qui souhaitent prendre le virage du campus mobile.
- Il est primordial d’associer toutes les parties prenantes au projet et à l’utilisation de l’app et ce le plus tôt possible ! De la sorte, les équipes internes sont formées et aptes à appliquer la stratégie de communication décidée par l’établissement.
La date de lancement de l’application mobile à la rentrée scolaire est une période idéale mais également très dense. C’est un moment clef pour sensibiliser les nouveaux entrants à l’outil et à son usage. En revanche, cela nécessite une préparation solide en amont, donc prenez le temps !
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Flore Auzié
Lauren DG