[REPLAY WEBINAIRE] Lancer son application mobile en 2021 : retour d’expérience de l’Université Bordeaux Montaigne

Le 18 février dernier, Véronique Brosseau, Ingénieur en pédagogie numérique à l’Université Bordeaux Montaigne, est venue nous raconter comment s’était passé le lancement de leur application mobile d’établissement en 2020. Un projet piloté en 100% distanciel du fait de la crise sanitaire !

Manon Plagnol, notre Responsable Projets et Expérience Client, qui a supervisé le lancement de toutes nos applications, était également présente pour donner son éclairage sur la gestion de projets mobiles avec nos équipes. 

💡 Retrouvez dans cet article les points clés à retenir de cet échange.

Et accédez au replay juste ici 👇

🤝 Le process projet chez AppScho (08:43)

Les étapes sont exactement les mêmes que pour l’Université de Mons (voir le résumé du webinaire avec l’Université de Mons ici), à savoir :

ETAPES PREPARATOIRES 

1- Signature : définition des objectifs, des interlocuteurs et vérification de la faisabilité technique du projet 

2- Réunion de lancement projet : rencontre entre les parties prenantes et établissement du planning (en visio 😉)

PHASES OPERATIONNELLES 

3- Période alpha : définition des fonctionnalités, connexion aux différents services et personnalisation de l’application

4- Période bêta : test de l’app par les bêta-testeurs et correction de bugs mineurs 

LANCEMENT 

Jour J : mise en ligne sur les stores et communication sur le lancement de l’app

Bon à savoir : le process projet AppScho est standardisé et commun à tous nos établissements partenaires. Cela permet de : 
> Fluidifier les échanges avec les équipes de l’établissement 
> Structurer le lancement des applications pour aller plus vite 

Et tout a été fait 100% à distance avec l’Université Bordeaux Montaigne !

🎓 Pourquoi l’Université Bordeaux Montaigne a-t-elle choisi de lancer une application mobile ? (14:06)

L’Université Bordeaux Montaigne a fait certains constats qui l’ont convaincue de la nécessité de lancer leur app mobile :

  • Certains étudiants ne consultaient pas régulièrement leur messagerie institutionnelle.  
  • Certains étudiants n’étaient pas équipés d’un ordinateur et étaient en fracture numérique. En revanche, il était clair que tous les étudiants ou presque possédaient un téléphone portable et une grande majorité un smartphone. 
  • À la rentrée 2019, l’établissement a lancé une expérience d’application mobile sur un mois, qui a connu beaucoup de succès avec un retour très positif des étudiants : 96% auraient souhaité que l’expérience soit prolongée.
  • L’établissement souhaitait aussi pouvoir se servir d’une application mobile lors de journées portes ouvertes.

Bon à savoir : nos applications permettent de régler des problèmes de court terme, mais sont toutes pensées et structurées comme des projets stratégiques de long terme. Nos équipes, en partenariat avec les établissements accompagnés, s’assurent d’en faire des projets permettant de :
> Augmenter l’accessibilité de l’information
> Renforcer le rayonnement numérique de l’université ou de tout autre type d’établissement
> Mieux communiquer avec les étudiants (qui ne lisent plus leurs mails)
> Promouvoir la vie de campus et les activités disponibles
> Créer un lien solide avec les étudiants actuels et prospectifs
> Répondre aux besoins des différentes équipes métier (DSI, DCOM, DNUM)

👷 Quelles sont les parties prenantes du projet et quel rôle jouent-elles ?  (17:05)

Au début du projet

Il était nécessaire que le projet soit porté politiquement par l’équipe présidentielle. Dans un premier temps, un comité de pilotage a donc été monté pour en faire un projet stratégique. Ce comité de pilotage était composé du Vice-Président de la Commission Formation et Vie Universitaire, duVice-Président au Numérique, du Directeur des Systèmes d’Information et du Numérique, de la Direction de la Scolarité et de la Communication et de la Direction de l’Orientation, des Stages et de l’Insertion Professionnelle.

Lors de la phase opérationnelle : dans un second temps, une équipe projet a été formée pour piloter la phase opérationnelle du projet avec des Responsables administratifs des UFR et départements, le Service de la scolarité, le Service de la communication, le Pôle innovation numérique et le Pôle application de la DSIN.

L’équipe projet se réunissait de façon hebdomadaire pour traiter différents points et échanger sur les avancées réalisées en dehors des réunions projet. Etaient passés en revue les sujets suivants à l’occasion de ces réunions :

  • les informations à insérer dans la base de connaissances
  • les lieux à localiser sur le plan
  • les emplois du temps
  • le plan de communication

👉 Le conseil de Manon : Un projet d’app mobile ne concerne pas seulement les directions du numérique ou de la communication mais doit au contraire être porté par tous les services. Un outil numérique, telle une application mobile, qui est utilisé par toutes les directions et qui est intégré dans la stratégie globale de l’établissement est un outil qui aura du succès auprès des étudiants puisqu’il aura de la visibilité.

⚙️ Pré-requis techniques (20:15)

Nos applications mobiles se connectent à l’ERP, l’outil de planning, les autres outils SI, et Moodle, mais aussi aux flux d’actualités et d’événements du site internet, aux publications sur les réseaux sociaux et autres flux internes d’alerte et d’information de nos établissements clients.

Peu importe les outils et le nombre d’outils, AppScho centralise sur un canal unique tous les services de l’établissement (pour en savoir plus, consultez notre guide d’utilisation ici).

Concernant l’Université Bordeaux Montaigne, une API a été développée par l’établissement et des flux ont été mis en place. C’est cette solution qui a été choisie parmi toutes celles qui peuvent être déployées afin de récupérer des données. Nous pouvons aussi nous connecter via les webservices Orion, ADE ou encore Apogée pour les notes. Cela fait partie des éléments que nous étudions pendant les phases d’avant-vente.

🎨 Personnalisation de l’application (23:48)

Bon à savoir : toutes nos applications sont en marque blanche, c’est-à-dire qu’elles sont au nom et aux couleurs de l’établissement. 

La charte graphique de l’université étant déjà établie, la personnalisation de l’application a été rapide et simple. Le Service Communication a fait des propositions à l’équipe présidentielle qui a ensuite validé les couleurs et logos utilisés.

Le nom de l’application est le fruit du choix des personnels et de l’équipe présidentielle qui ont pris en compte l’existance de deux universités à Bordeaux. C’est ainsi qu’ils se sont accordés sur UBMontaigne afin d’éviter toute confusion.

📱 Les fonctionnalités choisies par l’Université Bordeaux Montaigne (25:40)

L’application de l’Université Bordeaux Montaigne, comme la quasi totalité des applications que nous développons, comporte deux parties : 

  • Une partie publique pour les utilisateurs externes (futurs étudiants, visiteurs…) avec des informations sur l’université (que nous appelons “Base de connaissances”, on vous en dit plus dans cet article), plan du campus (très utile lors des journées portes ouvertes ), actus, réseaux sociaux (l’Université Bordeaux Montaigne est présente sur Facebook et Twitter) et la possibilité d’envoyer des messages push.
  • Une partie authentifiée réservée à leurs étudiants et au personnel : avec, pour la V1, l’emploi du temps de l’étudiant notamment et, en V2, les notes et la gestion des emprunts de la bibliothèque.

Bon à savoir : nous proposons près de 30 fonctionnalités parmi lesquelles les établissements peuvent choisir en fonction de leurs besoins. Vous pouvez les découvrir ici 👉 https://explore.appscho.com/kb/fr

📅 Le planning de lancement de l’Université Bordeaux Montaigne (29:39)

 L’app UBMontaigne a été lancée en 3 mois et demi seulement, dont 4 semaines de fermeture estivale. Un très bon timing atteint grâce à l’implication et la rigueur de l’équipe projet de l’université. Découvrez le planning détaillé ci-dessous :

Pour s’assurer que l’application était conforme aux attentes, et comme pour tous les projets mobiles que nous lançons, une phase de test a été organisée. En version alpha, 5 personnes ont testé l’app et une dizaine d’autres personnes en version bêta (personnels, enseignants et étudiants « moniteurs Informatiques »). Chaque bêta testeur avait un parcours à suivre dans l’application.

💡 Le conseil de Manon : la durée des différentes phases du projet va dépendre de la mobilisation des équipes projet. Le temps de projet moyen entre le kick-off et la phase de mise en production est de 5 mois.

🚀 Comment s’est passé le lancement de l’application “UBMontaigne” ? (33:43)

Les équipes en charge du projet avaient préparé la communication pour le lancement de l’application en amont. Elle a été déployée par le biais d’une journée de prérentrée (avec moniteurs accueillant des groupes de 25 étudiants pour leur faire découvrir le campus et les services à leur disposition), des actus sur les ENT des étudiants et l’ENT des Personnels, une actu dans la Newsletter hebdomadaire, des posts sur les réseaux sociaux (Twitter et Facebook) et une campagne d’affichage sur le campus.

Grâce à cette campagne, l’application a été téléchargée par 5000 étudiants dès son lancement. 80% d’entre eux se connectent tous les jours à leur app depuis septembre.

Cette stratégie de communication a même porté ses fruits au-delà de la communauté de l’établissement, puisque le lancement a même fait l’objet d’un article dans le quotidien Sud Ouest !

✍️ Les conseils de l’Université Bordeaux Montaigne (36:03)

  • S’assurer que le projet soit porté par l’équipe présidentielle
  • Avoir des contacts réguliers avec AppScho pour faire avancer le projet
  • Constituer plusieurs cercles dans l’équipe projet au sein de l’établissement : un cercle élargi qui se charge des contenus de l’app et un cercle plus restreint pour les éléments techniques qui n’ont pas besoin d’être passés en revue par l’ensemble de l’équipe projet
  • S’accorder sur la responsabilité de l’envoi des messages push : soit une personne centralise l’envoi des messages, soit plusieurs rédacteurs sont autorisés

🙋 Découvrez aussi toutes les questions du public à 39:53

⏯️ Pour se repérer dans le replay

08:53 : présentation du process projet AppScho par Manon, Responsable Projets et Expérience Client

14:06 : pourquoi l’Université Bordeaux Montaigne a choisi de lancer une application mobile

17:05 : les parties prenantes impliquées dans le projet et leur rôle

20:15 : pré-requis techniques

23:48 : personnalisation de l’application

25:40 : fonctionnalités choisies

29:39 : planning de lancement de l’app de l’Université Bordeaux Montaigne

33:43 : communication de lancement et résultats

36:03 : les conseils de Véronique Brosseau

49:53 : réponse aux questions du public

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