[REPLAY WEBINAIRE] Lancer son application mobile en 2021 : retour d’expérience de l’Université de Mons

Le 3 décembre dernier, Angélique Turquet, Chargée de Communication de l’Université de Mons, est venue nous raconter comment s’était passé le lancement de leur application mobile d’établissement cette année. 

Planning, équipes à mobiliser, pré-requis techniques, fonctionnalités choisies… Nous avons abordé l’ensemble de ces sujets à l’occasion de ce webinaire ! 

Manon Plagnol, Responsable Projets et Expérience Client chez AppScho, qui a supervisé le lancement de plusieurs dizaines d’applications mobiles, était également présente pour donner les clés du succès d’un tel projet dans l’enseignement supérieur. 

💡 Retrouvez dans cet article les points clés à retenir de cet échange.

Et accédez au replay juste ici 👇

🤝 07:50 >> Le process projet chez AppScho

Bon à savoir : le process projet AppScho est standardisé et commun à tous nos établissements partenaires. Cela permet de : 
> Fluidifier les échanges avec les équipes de l’établissement 
> Structurer le lancement des applications pour aller plus vite. 

Retrouvez ci-dessous les principales étapes d’un process de lancement d’app mobile présenté par Manon lors du webinaire.

ETAPES PREPARATOIRES 

1- Signature : définition des objectifs, des interlocuteurs et vérification de la faisabilité technique du projet. 

2- Réunion de lancement projet : rencontre entre les parties prenantes et établissement du planning. 

PHASES OPERATIONNELLES 

3- Période alpha : définition des fonctionnalités, connexion aux différents services et personnalisation de l’application. 

4- Période bêta : test de l’app par les bêta-testeurs et correction de bugs mineurs. 

LANCEMENT 

Jour J : mise en ligne sur les stores et communication sur le lancement de l’app

🎓 13:40 >> Pourquoi l’Université de Mons a-t-elle choisi de lancer une application mobile ? 

  • La demande était forte chez les étudiants.  
  • L’Université de Mons avait conscience qu’une application mobile était un outil quasi indispensable (d‘autant plus avec la crise sanitaire) à l’heure actuelle.

👷 15:12 >> Quelles sont les parties prenantes du projet et quel rôle jouent-elles ? 

Au début du projet

  • Autorités de l’établissement : la demande est venue du recteur et de l’administrateur, ce qui a pu faciliter les démarches ensuite. 
  • Différentes directions impliquées  : direction des affaires étudiantes, direction des affaires académiques
  • Représentant des étudiants 

Lors de la phase opérationnelle : essentiellement la DSI avec une équipe projet créée spécialement et composée d’un responsable technique ainsi que d’Angélique Turquet pour la gestion du projet et la communication. 

👉 Le conseil de l’Université de Mons : un projet d’application mobile est le fruit d’une alchimie entre communication et technique

⚙️ 20:07 >> Pré-requis techniques

Bon à savoir : nos applications mobiles se connectent à l’ERP, l’outil de planning, les autres outils SI, et Moodle, mais aussi aux flux d’actualités et d’événements du site internet, aux publications sur les réseaux sociaux et autres flux internes d’alerte et d’information de nos établissements clients.

Peu importe les outils et le nombre d’outils, AppScho centralise sur un canal unique tous les services de l’établissement. 

Le choix de l’Université de Mons : mettre en place un middleware où l’Université renvoie les données qu’AppScho vient ensuite chercher. AppScho ne stocke aucune donnée.

💡 Le conseil de Manon : la validation de faisabilité technique est un prérequis au lancement d’application mobile. Un appel est organisé avant la signature entre le directeur technique d’AppScho, également co-fondateur, et la DSI de l’établissement afin de s’en assurer.

📱 24:50 >> Les fonctionnalités choisies par l’Université de Mons

L’Université de Mons a fait le choix de proposer une application très complète pour sa V1. Elle comporte deux parties : 

  • Partie publique pour les utilisateurs externes (futurs étudiants, visiteurs…) avec des infos pratiques, un profilage des contenus en fonction du type de public, le flux d’actualité des réseaux sociaux, la carte des campus
  • Partie authentifiée réservée à leurs étudiants et au personnel : avec le planning, les notes, un annuaire, des notifications

Bon à savoir : nous proposons près de 30 fonctionnalités parmi lesquelles les établissements peuvent choisir en fonction de leurs besoins.

🎨 Personnalisation de l’application 

Bon à savoir : toutes nos applications sont en marque blanche, c’est-à-dire qu’elles sont au nom et aux couleurs de l’établissement. 

C’est pourquoi la personnalisation a été aisée et rapide pour l’UMons, qui disposait déjà d’une charte graphique qui a simplement été appliquée à l’application mobile.

👉 Le conseil de l’Université de Mons : l’université a eu la très bonne idée de laisser les étudiants choisir le nom de l’application mobile en leur soumettant trois ou quatre propositions par le biais d’un sondage. Un excellent moyen de susciter leur adhésion au projet !  

📅 35:45 >> Le planning de lancement de l’Université de Mons

 L’application mobile de l’Université de Mons a été lancée en 5 mois seulement, dont plusieurs semaines de fermeture estivale.

👉 Le conseil de l’Université de Mons : à partir du moment où l’établissement met les ressources nécessaires à disposition, un projet d’application tourne très bien. Il faut simplement être prêt à pouvoir mobiliser les équipes. 

💡 Le conseil de Manon : la mise en place de points hebdomadaires entre AppScho et l’établissement est un excellent moyen de passer tous les sujets en revue et de s’assurer que le projet avance efficacement.  

🚀 41:56 >> Comment s’est passé le lancement de l’application “UMons App” ? 

L’établissement a su créer de l’attente avec une campagne de teasing sur les réseaux sociaux (vous pouvez la consulter ici ou encore ici) et sur leur intranet, campagne également relayée par les étudiants testeurs de l’app. 

Le recteur a également envoyé un mail à toute la communauté UMons pour les prévenir de la disponibilité de l’app, présenter les fonctionnalités et partager un guide d’utilisation. 

Une stratégie qui a porté ses fruits, puisqu’il y avait déjà des téléchargements avant même le lancement officiel de l’application ! Et dès le premier jour, UMons App comptait 1800 téléchargements, le lendemain 3000 et à ce jour près de 3700 téléchargements au total. 

👉 Le conseil de l’Université de Mons : il faut préparer les éléments de communication en amont du lancement pour être prêt le jour J ! 

✍️ 48:01 >> Le conseil de l’Université de Mons 

1- Il faut considérer l’application mobile comme un projet à part entière et être conscient qu’il faut mobiliser du monde en interne pour avoir un projet réussi

2- L’option idéale est d’avoir un binôme de travail communication et technique

💡 Le conseil de Manon : votre direction de la communication ne peut pas être mobilisée sur le projet ? Pas de panique, AppScho vous propose tout ce qu’il faut pour communiquer sur le lancement de l’app ! Guides, plans de communication et kits de lancement sont fournis. 

🙋 49:40 >> Questions du public

  • L’intranet étudiant est il voué à disparaitre ? Non, certaines choses n’ont pas vocation à être faites sur mobile (contrat de stage ou d’alternance par exemple). Les deux outils sont complémentaires. 
  • Existe-il une version anglaise de l’app ? Oui, toutes nos apps mobiles sont disponibles en français, en anglais et en espagnol. Les établissements ont la possibilité de définir une langue par défaut. Pour ce qui est des contenus gérés depuis le back office, il y a également la possibilité d’avoir plus de langues et de traductions. AppScho ne fait pas de traduction automatique pour ne pas être responsable d’erreurs de traduction. 
  • Quelles sont les différentes solutions pour les notifications personnelles ? Nos applications envoient différents types de notifications : 
    > Messaging : c’est un outil de back office qui permet de diffuser un contenu à une liste d’utilisateurs paramétrée au préalable. 
    > Notifications de planning générées automatiquement 
    > Fonctionnalité d’alertes personnalisées pour chacun des étudiants  
  • Y a-t-il une double saisie des informations à prévoir ? Non, AppScho se “branche” simplement à l’existant (ERP, flux de communication…) et pousse les informations existantes sur les applications. Nul besoin de les saisir de nouveau au sein d’un outil supplémentaire.

⏯️ Pour se repérer dans le replay

07:50 : présentation du process projet AppScho par Manon, Responsable Projets et Expérience Client

13:40 : pourquoi l’Université de Mons a choisi de lancer une application mobile

15:12 : les parties prenantes impliquées sur le projet

20:07 : pré-requis techniques

24:50 : fonctionnalités choisies et personnalisation de l’application

35:45 : planning de lancement de l’app de l’Université de Mons

41:56 : communication de lancement

48:01 : le conseil d’Angélique

49:40 : réponse aux questions du public

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