AppScho et CentraleSupélec : comment l’application mobile a dynamisé le système d’information de l’école

L’école d’ingénieurs CentraleSupélec, avec ses 4200 étudiants dont 3200 ingénieurs formés par an, est reconnue mondialement pour la qualité de ses enseignements et sa capacité d’innovation (l’école a été classée 14ème au classement de Shanghai cette année !).  

L’établissement a lancé son application mobile avec AppScho en 2019. Cette dernière est venue remplacer une application mobile créée en interne quelques temps auparavant. 

Nous avons rencontré Henri Despretz, Responsable du Système d’Information Scolarité de l’école, qui nous en a dit plus sur leur projet mobile, leur choix de travailler avec AppScho et les effets positifs du projet pour l’école. 

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Pouvez-vous présenter votre établissement en quelques mots ? 

Centrale Supélec est un établissement public placé sous la tutelle du Ministère de l’Enseignement, de la Recherche et de l’Innovation, ainsi que du Ministère de l’Economie, de l’Industrie et du Numérique. Nous sommes issus de la fusion des écoles Centrale et Supélec en 2015. 

Nous accueillons nos 4200 étudiants sur 3 campus en France – à Paris Saclay, Rennes et Metz – et 3 à l’étranger – en Chine, en Inde et au Maroc.  30% de nos élèves sont internationaux. 

« CentraleSupélec fait partie d’une université dans le Top 15 mondial ! »
Le campus de CentraleSupélec à Saclay, avec ses 105.000 m2 de bâtiments  ©Cécile Oriot

Quelle est selon vous la place du numérique dans l’enseignement supérieur aujourd’hui ?  

Le numérique occupe évidemment une place centrale dans l’enseignement supérieur. Ce phénomène s’est renforcé depuis le début de la crise sanitaire. Durant le confinement, les outils numériques nous ont permis de continuer l’activité d’enseignement et de rester en contact avec les étudiants. Nous nous sommes d’ailleurs aperçus que, pendant toute cette période, notre application mobile avait a été consultée au-delà de la France (aux Etats-Unis, en Inde, en Chine, …) et donc que nos étudiants gardaient un lien avec notre établissement, peu importe où ils se trouvaient dans le monde.  Aujourd’hui, si nous coupions les liens numériques, les étudiants n’auraient plus accès à leur emploi du temps, aux cours en ligne, au replay des cours, … Le numérique est clairement indispensable. 

Quelle était votre vision du mobile avant le lancement de l’application de votre établissement ? 

J’ai eu l’occasion de travailler au sein d’autres écoles sur des postes similaires, mais je n’envisageais alors pas le mobile comme un outil pouvant servir au-delà de la sphère privée. C’était mon assistant personnel, qui me servait à communiquer avec mes proches, mais je ne voyais pas encore l’usage qu’on pourrait en avoir au sein d’une école. 

Ma vision du mobile a bien changé depuis : c’est un outil de communication puissant intégré au système d’information de notre école et qui a contribué à le dynamiser. Je vois mal comment nous pourrions nous passer de notre application, Campass, qui occupe une place importante au sein de notre écosystème aujourd’hui. Notre application mobile nous permet notamment de communiquer les informations très rapidement. Si un cours est replanifié par exemple, les étudiants reçoivent automatiquement une notification sur leur téléphone. 

C’est un outil de communication puissant intégré au système d’information de notre école et qui a contribué à le dynamiser. Je vois mal comment nous pourrions nous passer de notre application, Campass, qui occupe une place importante au sein de notre écosystème aujourd’hui.

HENRI DESPRETZ, CENTRALESUPELEC

Pourquoi avez-vous décidé de lancer une application mobile ? 

Notre volonté première était d’aider les étudiants et visiteurs à s’orienter sur les campus. C’était un besoin réel, puisque notre campus de Paris Saclay s’étend sur 105.000 m2, ce qui peut être impressionnant lorsqu’on ne le connaît pas encore très bien. 

Nous avions lancé une première application maison avec des étudiants qui contenait un système de cartographie et d’orientation sur le campus de Paris-Saclay. Nous souhaitions toutefois aller plus loin que cela et proposer davantage de services. C’est à ce moment-là que nous nous sommes mis en quête d’un partenaire pour lancer une application mobile plus complète. 

Le campus de CentraleSupélec à Saclay, avec ses 105.000 m2 de bâtiments  ©Tristan Cuisinier

Pourquoi avez-vous choisi de travailler avec AppScho ? 

J’avais entendu parler d’AppScho par l’intermédiaire du Directeur du Système d’Information d’une grande école de commerce cliente d’AppScho. J’avais été impressionné par le fait que l’application était comme une pièce venant se brancher à l’organisation existante. Je trouvais aussi intéressant qu’elle comprenne des services aussi variés que l’emploi du temps, les notes, mais aussi les horaires de bus à proximité ou encore JobTeaser et Mapwize (dont nous avons d’ailleurs impulsé l’intégration !). 

Notre choix s’est par ailleurs porté sur vous du fait des qualités intrinsèques de votre produit : vos applications sont des agrégateurs de flux, ouvertes et personnalisables, ce qui correspondait exactement à ce dont nous avions besoin. Nous nous étions posé la question de lancer l’application proposée par notre éditeur d’ERP. Mais nous avons préféré travailler avec AppScho, dont le mobile est le cœur de métier et qui maintient donc une application compatible avec les évolutions iOS et Android. 

Comment votre application est-elle venue s’imbriquer avec votre système d’information existant ? 

L’application mobile AppScho est venue s’imbriquer facilement et naturellement avec notre système d’information. L’application apporte en mobilité l’ensemble des informations contextuelles utiles à l’utilisateur. 

J’apprécie aussi le fait que l’intégration de l’application à notre système d’information a été très fluide. Les étudiants n’ont pas eu à créer de nouveaux identifiants ou mots de passe ; ils utilisent les mêmes que pour les autres outils numériques de l’école. En somme, l’application n’est pas un produit à part : elle s’est totalement fondue dans l’existant. 

L’application mobile AppScho est venue s’imbriquer facilement et naturellement avec notre système d’information. L’application apporte en mobilité l’ensemble des informations contextuelles utiles à l’utilisateur. 

Henri despretz, centralesupelec

Comment s’est déroulé le lancement de votre application mobile ? 

Nous avons lancé notre application en février 2019 auprès de nos étudiants. Nous avons décidé, dès cette première année, d’aller plus loin et d’en faire usage pour l’accueil des admissibles lors de l’été 2019. Nous avons alors invité tous les admissibles à télécharger l’application mobile pour se repérer au sein de nos locaux. La communication via l’application auprès des admissibles était animée par des étudiants (rappel des visites de laboratoires, animations…), ce qui a créé un réel lien de proximité. Cela a été une très bonne opération et nous a facilité la tâche par la suite, puisque les candidats admis qui ont fait leur rentrée à CentraleSupélec en 2019 avaient de fait déjà l’application mobile sur leur téléphone. 

Quels ont été les retours sur l’application mobile au sein de votre établissement ? 

Le lancement de l’application a été très bien accueilli en interne. Nos collègues ont constaté qu’elle s’intégrait très bien à l’existant et ne représentait pas une surcouche d’information ou de travail, bien au contraire.  Elle a en effet indéniablement fluidifié la communication avec les étudiants. 

Par ailleurs, nous savons que le temps moyen passé par session sur l’application est de 30 secondes. Cela prouve que les étudiants peuvent accéder à tout ce dont ils ont besoin en un éclair.  Au-delà de la fluidité dans la transmission d’informations entre la direction des études et les étudiants, nous avons constaté que le nombre de demandes des étudiants avait drastiquement diminué. Cela fait gagner du temps à tout le monde : la direction des études peut davantage se consacrer à l’accompagnement des étudiants. 

Nous accueillons enfin d’autres types de publics sur nos campus (professeurs, visiteurs, entreprises, …). La partie publique de notre application (accessible à toute personne téléchargeant notre app), nous permet de les accueillir au mieux et de mettre à leur disposition toutes les informations utiles à leur venue. Notre application mobile sert donc au-delà de notre communauté étudiante. 

Si vous deviez résumer le travail fait avec AppScho en quelques mots… 

Le projet a été mené en mode agile et est caractérisé par une simplicité de mise en œuvre. La collaboration se déroule sur un solide socle de confiance, avec des échanges ouverts d’une grande clarté. Nos interlocuteurs nous comprennent, connaissent nos métiers et viennent nous proposer des idées et des solutions intéressantes

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